Defter ve Belgelerin Saklanması

Tacirler; TTK 66. maddesine göre işletmeleriyle ilgili işler dolayısıyla aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kağıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdığı mektup, yazı, telgrafnamelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt ve kefalet vb. teminat senetleriyle mahkeme ilamları gibi belgeleri düzenli dosyalar halinde saklamak zorundadırlar.

Tacirin saklamak zorunda olduğu belgeler şunlardır:

- Alış ve satış faturaları
- Sevk irsaliyeleri
- Fatura yerine geçen belgeler
- Taşıma irsaliyesi, günlük müşteri listeleri
- Ücret bordrosu veya bordro yerine geçen belgeler
- İş anlaşmaları, gelen ve giden mektuplar, gönderilen ve gelen muhasebe evrakı

Türk Ticaret Kanunu’nun 68. maddesine göre tutulması zorunlu olan defterlerin, muhasebe kayıtlarında kullanılan belgelerin, son kayıt tarihinden itibaren 10 yıl süreyle saklanması gerekir. Bu süre VUK mad. 253’e göre 5 yıl olarak belirlenmiştir. Özel hesap dönemine tabi işletmelerin defter ve belgelerini saklama süresi, takvim yılını takip eden yılın başından başlar.

Defter ve Belgelerin İbrazı: Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgelerini saklamak zorunda olan mükellef, yetkili makam ve memurların istemeleri hâlinde inceleme için defter ve belgeleri arz etmek zorundadır. Defter ve belgelerin saklanmaması ve ibraz edilmemesi suçtur. Bu taktirde defter ve belgeler hiç tutulmamış ve kullanılmamış sayılır. TTK’ya göre saklanması gereken defter ve belgelerin ilgili mahkemenin istemesi hâlinde ibraz edilmesi zorunludur.

Defter ve Belgelerin Kaybolması: Mükellef, tuttuğu defter ve kullandığı belgelerin saklanması konusunda her türlü tedbiri almak zorundadır. Ancak tüm tedbirleri almasına rağmen defter ve belgeleri; yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle kanuni süre içinde ziyana uğrarsa ( kaybolursa ) bunu ispatlaması gerekmektedir. Bunun için tacir, ziyanı öğrendikten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden kendisine bir vesika vermesini isteyebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir, defterini ibrazdan kaçınmış sayılır. Belgelerin zayi olmasından mükellefin kusuru veya kasdı tespit edilirse defter ve belgeler hiç kullanılmamış sayılır.